Check list para celebrar una fiesta sorpresa

Te ha tocado preparar la fiesta sorpresa de tu pareja, de tu hermano, de madre o de tu abuelo… ¡Qué estrés!, estás pensando. Y… Bueno, un poco sí, pero nada que no se pueda solucionar teniendo dos cosas básicas a disposición: tiempo y preparación.

Tiempo. Está claro que para preparar una fiesta sorpresa necesitas tenerlo previsto porque no es tan fácil llamar de un día para otro a la gente y que esté disponible para venir al evento que quieres realizar. Y eso sin contar que conseguir los contactos te llevará algo más que unos minutos porque a quién has de invitar es a los amigos de la persona homenajeada, no a los tuyos.

Y la preparación para no morir en el intento y para no dejar cabos sueltos. Pero no te preocupes, en CumpleParty tenemos muchos años de experiencia en preparar eventos, así que si tienes claro la fiesta que quieres montar y a quién invitar, con que nos digas una fecha, nos ocupamos nosotros para que descanses tranquilo/a.

Pero, ¿qué has de hacer para preparar la fiesta sorpresa?

• Piensa una fecha. Si es un cumpleaños será, por supuesto, el día del aniversario. O el fin de semana anterior y posterior.
• Piensa qué gente habría de venir a la fiesta y haz una primera lista genérica por grupos: familia (padres, hermanos, hijos, abuelos, tíos, sobrinos, familia política…), amigos (los que tengáis comunes, los de su equipo de fútbol o del club de lectura, su mejor amiga o amigo, los de la universidad, los del trabajo), otros (vecinos, compañeros con quién se lleve bien…).
• De esos grupos, piensa en una persona que pueda tener los contactos del resto. Su mejor amigo o amiga, por ejemplo, casi seguro que tendrá el contacto del resto del grupo de amigos. Y dentro de estos, alguno tendrá los del grupo de la facultad o del club de lectura. Habrá que hacer cadena. Pero para eso necesitas tiempo.
• Podría mirar su correo electrónico o su agenda del móvil, pero eso está feo. Mejor hazlo como te decimos en el punto anterior.
• Una vez localizada la gente, haz una convocatoria común. Para que la gestión de quién viene y quién no sea más fácil, usa la tecnología que tienes a disposición. Por ejemplo, si todos tienen correo electrónico, crea un grupo y si quieres hasta un formulario con Google Docs o con Doodle en el que la gente diga si va a venir o no. O crea un grupo de Whatsup en el móvil.
• Recuerda guardar en tu propia agenda los números de teléfono y contactos de todos los invitados para que no haya sorpresas de última hora.
• Mantén informada a la gente de qué se va hacer, cuándo, a qué hora, dónde, cómo llegar, si hay que pagar algo y cuánto, si se hace un regalo conjunto… Y deja siempre claro que NADIE LLAME A LA PERSONA HOMENAJEADA. Si hay algún problema, que te llamen o whatsupeen a tí.
• Puedes consultar sobre qué hacer para la fiesta (qué temática, qué tipo de actividad, dónde…) pero es mejor que no des muchas opciones y que en todo caso lo debatas en un grupo reducido porque si no el debate puede ser eterno y la fiesta pillaros sin estar todavía preparados. Alguien habrá de decidir al final si no os ponéis de acuerdo.
• Reflexiona cómo vas a disimular las llamadas, mensajes y demás que te van a llegar cuando esa persona esté delante. Invéntate una excusa creíble. Sobre todo si una persona suspicaz o celosa. ¿Quizá vayas a tener mucho trabajo acumulado?
• En cualquier caso, intenta hacer las gestiones, llamadas, responder, enviar mensajes, etc. en un horario en que no coincidáis e informa a la gente de cuál es ese horario para que no te llamen o invadan a mensajes en el momento más inoportuno.
• Piensa en un gancho para llevar a la persona homenajeada engañada al sitio. Lo más fácil es hacer ver que en pareja vais a celebrar el evento de forma íntima. Pero también puede ser que piense que vais a cenar en familia. O incluso que te conchabes con el jefe y le haga creer que tiene que ir a trabajar.
• Una semana antes de la fiesta, vuelve a convocar a todo el mundo y recuérdales que se acerca la fecha, cómo quedaréis, dónde, y explícales el plan para llevar a la persona homenajeada sin que sepa nada.
• Recuérdales todo un día antes en resumen para que todo el mundo lo tenga claro y si hay tareas repartidas (Fulanito lleva los disfraces, Zutanita la tarta y Zuranito el regalo), recuérdalas y lístalas para que queden claras.

Bien, si ya sabes qué hacer, dónde, cuándo, con cuánta gente, qué cuesta… Ahora puedes prepararlo tú (llamar a los proveedores, reservar, si no tienen sitio mirar otro sitio, cambiar la convocatoria, negociar precios si es necesario, buscar alternativas de última hora si falla un espectáculo o algo) o bien ponerte en manos de una agencia especializada en eventos como CumpleParty que se ocupará de hacer todo ese trabajo por ti. El día de la fiesta sorpresa, seguro que pasará algo inesperado. Pero no te preocupes, ¡eso forma parte de la gracia y tendréis anécdotas que contar!

¡¡¡Sorpresa!!!